Automobiles et déplacements professionnels des TPE PME PMI

La bonne vieille carte carburant réservée aux seuls gros rouleurs a (presque) vécu. Aujourd’hui, on parle d’agrégation des services et de mobilité multimodale. Les acteurs de ce marché difficilement quantifiable redéfinissent tous un “business model” où la nécessité d’ouvrir ses réseaux apparaît comme une condition de la survie de chacun. Au centre de ce dispositif, un salarié toujours plus mobile et pressé. Derrière lui, une entreprise-cliente qui doit pouvoir faciliter, contrôler et calculer les déplacements de tous ses collaborateurs. Tout autour, des prestataires férus de marketing et de technologie. Malheureusement, les nombreux (et pas toujours disponibles) acteurs du marché ne sont pas tous présents sur ce dossier… Notre conseil : soyez curieux avant de choisir !

Dossier réalisé par Axel Ekman

De l’énergie et des services

Pour le salarié en mouvement, les dépenses liées à ses déplacements sont toujours un pensum. Justificatifs, tickets de caisse, factures : tout cela doit apparaître logiquement et proprement, sans pièce manquante ou injustifiée. Même chemin de croix pour son employeur ou la comptabilité qui doivent décortiquer des centaines de notes de frais, décrypter des taux de TVA, dégager des lignes d’affectation… Sauf que. Sauf que la révolution numérique a fluidifié la communication des pièces comptables en les dématérialisant. Oui, voilà un mot clé : dématérialisation. Fini les tonnes de papiers en tous formats, souvent froissés, parfois non-conformes ou incomplets : avec le numérique, les tableurs s’enrichissent de données protéiformes et savent les mettre en ordre, les agréger et les restituer dans des formats normés, clairs et faciles à manipuler. Le salarié est soulagé, le comptable respire, le marchand d’énergie sourit : derrière les cartes en plastique de la première révolution technologique, une armée de serveurs connectés permet maintenant à tout le monde de gérer au mieux ses déplacements, les dépenses qui y sont attachées… et donc de contrôler sa trésorerie en temps réel.

L’énergie bien sûr
Ne perdons toutefois pas de vue que le premier rôle d’une carte carburant est… de fournir du carburant ou plutôt non, de l’énergie. Gazole, essences, carburant additivé, superéthanol, gaz de pétrole liquéfié ou gaz naturel, électricité : la liste est longue et s’allonge encore, au fur et à mesure que les produits énergétiques se multiplient… en attendant l’hydrogène pour piles à combustible. En France, les carburants “classiques” tiennent le marché et le gazole reste en haut du panier, surtout en entreprise. Sa TVA récupérable (en attendant que l’essence parachève sa mue fiscale), les moindres consommations qu’il génère (on économise du volume mais aussi de la TVS) et donc sa bonne performance en termes de TCO (le carburant peut mobiliser jusqu’à un tiers du budget auto moyen d’une PME mobile), justifient son succès. Mais une carte doit pouvoir servir tous les carburants disponibles. C’est pourquoi l’ensemble des fournisseurs propose des gradations ou des programmations qui permettent au client d’ouvrir ou de restreindre le champ d’une carte à tel ou tel autre carburant, comme le superéthanol ou le GPL. Côté électrique, l’avantage revient aux réseaux qui ont déjà passé des accords de partenariat, comme Shell ou Total avec NewMotion qui propose, en France, 18 000 points de charge. Pour autant, on peut supposer qu’un bon nombre de réseaux, à terme, ouvriront leurs bornes (et celles de partenaires, n’en doutons pas) à leurs clients carte.

Les services qui vont avec
Les Pétroliers et les Agrégateurs principalement – mais pas exclusivement – ont beaucoup travaillé la partie “data” des cartes carburant. En effet, par delà l’aspect financier lié à l’achat d’énergie stricto sensu, c’est toute la chaîne comptable qui intéresse nos intervenants. Tous ne proposent pas le même niveau de service, mais tous ont à cœur de présenter des solutions, parfois très aboutie (c’est le cas chez Total, par exemple). Leur postulat : se mettre à la place du gestionnaire et/ou du comptable. Leur objectif : simplifier l’interface entre le fournisseur (la dépense) et le client (le traitement de la dépense). Leur idée : profiter d’internet pour mettre en ligne, via un extranet, des documents et des informations de plusieurs natures :
• Les données liées à la consommation (dates, lieux et montants des ravitaillements, véhicules ou conducteurs concernés, utilisation d’autres services (achats en boutique, péage, stationnement en parking…),
• Les données liées à la comptabilité (facturations, TVA, états récapitulatifs, reports de crédit…),
• Les données liées à la gestion de la flotte (consommations, profils de conduite, périodicité d’entretien des véhicules, règlement de la TVS, gestion des infractions…).
L’ensemble de ces données est, le plus souvent, disponible sous différents formats informatiques (.csv, .xls, .pdf…).
Autre aspect du volant de services, l’ensemble des partenariats passés avec d’autres acteurs de la route comme les sociétés de péage, les exploitants de parkings, les réseaux de bornes électriques, etc. Chaque enseigne a passé des accords commerciaux avec des tiers prestataires qui vont de la fourniture de matériel (badge Liber-T) à des réductions tarifaires. Enfin, il faut savoir que certains Agrégateurs développent le volet partenariat de leur carte en poussant la notion de mobilité jusque dans la restauration et l’hôtellerie, la location de véhicules, l’achat de billets de transport ferroviaires ou aériens (c’est le cas du réseau C2A, par exemple).
À vous d’évaluer la pertinence de tous ces à-côtés en fonction de vos habitudes et de vos besoins réels.

Qui sont les acteurs du marché ?

Historiquement, tout a commencé avec les Pétroliers qui eurent l’idée de simplifier la trésorerie des gros rouleurs en leur proposant une carte destinée à éviter des débours constants et la gestion toujours complexe des justificatifs. Mais le marché du carburant s’est ouvert à la Grande Distribution et rapidement, les enseignes ont compris qu’une offre “low-cost” (peu ou pas de marge sur le produit, carburants non additivés, stations montées sur les parkings…) attirerait encore plus de clients vers leurs magasins. Parallèlement, des Agrégateurs – souvent issues du monde des transporteurs – ont misé sur la dimension internationale et la capillarité de réseaux multi-enseignes rendus accessibles via une seule carte. Ces trois grands acteurs (les Pétroliers, la Distribution et les Agrégateurs) existent encore aujourd’hui, et n’hésitent pas à entrecroiser leurs réseaux afin de rendre leurs offres encore plus attractives. L’avantage concurrentiel se joue principalement dans deux domaines :
• La capacité du fournisseur à fluidifier la gestion du poste mobilité dans les entreprises d’abord, en ayant recours aux outils numériques (portail/extranet, applications mobiles, formatage des datas…).
• Son potentiel de fournisseur d’énergie et de services ensuite, via l’accès à l’électricité (les offres globales se multiplient), mais également par la capillarité de son réseau et les accords de partenariat passés avec des prestataires connexes (hôtellerie, voyages, restauration…). Autant le savoir : ça n’a pas fini de bouger !

Une affaire de lexique

La recherche d’un bon prestataire passe par la compréhension de la nature de ses prestations. Tous nos interlocuteurs utilisent des mots-clés que nous détaillons ici :
• TVA : certaines plateformes proposent de traiter automatiquement cette donnée. Elle peut effectivement varier selon la nature du carburant consommé, mais également dans le domaine des biens et des services. En fonction du format de fichier utilisé par le prestataire, le client pourra directement agréger ce type de données à ses autres données comptables.
• Paramétrage : le paramétrage d’une (ou plusieurs) cartes permet d’en fixer des règles d’usage. Zones géographiques d’utilisation, périodes de temps limitées, accès aux services connexes restreints, tout ou presque est possible. En revanche, le plafond de dépense lié à une carte ne peut généralement être augmenté qu’avec l’accord d’un interlocuteur commercial. Enfin, les prestataires déclenchent une alerte automatique (envoi d’un e-mail) lorsque le crédit d’une carte est proche de l’épuisement.
• Alerte : il est prévu d’envoyer une alerte e-mail ou SMS au client lorsque le compte d’une carte atteint un certain pourcentage de son crédit (80 % le plus souvent). Chez Leclerc, par exemple, ce système existe aussi, mais il est étendu au crédit client dans sa globalité.
• Plateforme/extranet : c’est le moyen informatique pour le gestionnaire d’avoir un accès rapide et synthétique à plusieurs champs d’information : caractéristiques de consommation d’une carte (kilométrage parcouru, nature et volume des carburants consommés, nature des dépenses connexes…), facturation, états récapitulatifs, etc.
• Conditions Financières : la plupart des prestataires se rémunèrent sur la délivrance des cartes, mais à des tarifs très variables (de 0,40 à 3 € ht par mois et par carte). Cette cotisation est soit mensuelle, soit annuelle, parfois sans aucun engagement (DKV) Certains jouent la gratuité pendant une année (Intermarché, EasyFuel), tandis que d’autres ajoutent des frais d’adhésion, le plus souvent dus à leur statut d’établissement bancaire (C2A). La variabilité est également de mise sur la commission perçue (frais de gestion) sur le montant ttc des dépenses engagées. Elle tourne le plus souvent autour de 2 %.
• Remises : les remises sur volume appartiennent plus au monde du Transport. Pour autant, certains clients “gros rouleurs” peuvent négocier, en fin d’année, des remises sur le carburant consommé. Un Pétrolier comme Total fonctionne selon un barème national (prix unique établi chaque jour en moyenne des prix pratiqués sur le réseau) qui va lui servir de référentiel pour établir, selon des formules distinctes, soit des remises, soit des ajustements en fonction du prix effectivement payés à la pompe par le client.
• Prix du carburant : le détenteur d’une carte paye presque toujours le prix à la pompe, c’est à dire le prix affiché. C’est ainsi que le principe concurrentiel est maintenu entre stations conventionnelles et stations “low-cost”, qu’elles se trouvent dans la Distribution ou chez les Pétroliers (Total Access, Esso Express…). Connaître le prix des carburants localement est chose facile grâce à des sites privés comme www.zagaz.com ou publics comme le site gouvernemental www.prix-carburants.gouv.fr.
• Réseaux : Par leur nature même ou par les accords de partenariat passés entre eux, l’ensemble (ou presque) des prestataires propose trois types de réseaux. Le premier est le sien propre (c’est le cas pour les Pétroliers et les Distributeurs), le deuxième est celui des partenaires éventuels (par exemple, un Pétrolier comme Shell a ouvert sa carte aux pompes Leclerc afin de pouvoir proposer des tarifs “low-cost” à ses clients) et le troisième, plus spécifique, est celui des stations autoroutières, assidument fréquentées… et qui manquent à certains.
• Péages : les péages autoroutiers – ou attachés à des ouvrages d’art – sont presque toujours gérés par les cartes carburant. Le plus souvent en effet, la carte peut servir de moyen de règlement. Toutefois, les prestataires ont, pour la plupart, des accords avec les sociétés d’exploitation pour fournir un badge de type Liber-T. Dans tous les cas, les transactions financières sont traitées comme n’importe quelle autre dépense. Souvent, le même système existe pour les parkings.
• Autres dépenses : il n’y a pas que le carburant, bien sûr. La plupart des cartes peuvent être également utilisées près des pompes en boutique (alimentation, petites fournitures, etc.), en baie de service (toute intervention de remplacement ou de réparation) et en station de lavage. Plus loin, chaque prestataire a plus ou moins développé ses propres partenariats avec différentes enseignes… Renseignez-vous bien.
• Carburants : outre le gazole et supercarburant 95 et 98, les cartes donnent accès, selon les réseaux de distribution qu’elles vous ouvrent, à tous les autres carburants. C’est bien sûr un point à surveiller lorsque l’on a des véhicules acceptant des carburants spécifiques. Pour l’électricité, certains prestataires ont acquis ou passé des accords avec des réseaux de bornes, comme NewMotion. C’est pour tous un sujet brûlant, le demande en véhicules électriques et hybrides rechargeables augmentant en entreprise. Des sociétés comme Total (et d’autres) travaillent activement sur des offres globales incluant l’installation de bornes en entreprise ou au domicile des collaborateurs – couplées à la mécanique de gestion de leur carte carburant. Et pour rendre son offre plus attractive, un pétrolier comme Shell a également lancé un programme de “compensation” du CO2 émis par ses clients.
• Applications : la plupart des applications proposées par les prestataires ont pour principal objet de renseigner l’utilisateur sur l’emplacement des points de distribution et de service auxquels la carte donne accès. On y indique également la nature des carburants proposés (et parfois leur prix), ainsi que la liste des services annexes disponibles.

La Carte Carburant, comment ça marche ?

Le plus souvent, un détenteur de carte va devoir réaliser trois opérations avant de pouvoir prendre son carburant dans l’une des stations auxquelles sa carte donne accès. La première opération de sécurité consiste à déverrouiller la carte en composant un code PIN… comme sur à peu près toutes les cartes “intelligentes” qui nous environnent. Comme il peut exister plusieurs utilisateurs attachés à une même carte, chacun détiendra son propre code afin d’identifier sa consommation. En outre, l’utilisateur renseignera son kilométrage afin d’enrichir la base de données qui est attachée à son compte. Cette information, rapportée aux volumes délivrés, permet aussi de connaître la performance énergétique réelle d’un véhicule et celle de son conducteur – une info moins évidente à interpréter lorsque plusieurs conducteurs utilisent la même carte ou le même véhicule. De plus, le gestionnaire peut – sur demande ou directement sur le portail du fournisseur, via son tableau de bord – restreindre l’usage de la carte à certains carburants ou services, à des horaires spécifiques ou à certains jours (week-ends) ou périodes (congés). Ces restrictions, outre qu’elles permettent de préserver l’exactitude statistique dans le périmètre professionnel, empêchent certains abus (usage personnel de la ressource) et mettent l’entreprise à l’abri d’un possible risque fiscal, à savoir l’avantage en nature déguisé. Bien entendu, les cartes étant également multi-services, le fournisseur propose de qualifier les dépenses réalisées hors carburant en fonction de son propre rubriquage. Ces informations apparaissent (avec les TVA, bien sûr) dans le relevé en ligne et sur la facture détaillée. Attention : la capacité d’achat d’une carte dépend de sa nature : simple carte captive dans un réseau prédéfini, ou carte d’origine bancaire (Mastercard par exemple) permettant d’ouvrir beaucoup plus facilement le champ des possibles en termes de services et prestations, donc de règlements.

Peut-on vivre sans Carte Carburant ?

Comme souvent lorsqu’il est question de services, un chef d’entreprise avisé va d’abord se demander “combien ça va me coûter ?”. C’est un réflexe salutaire, mais attention : ce que doit mesurer notre patron, c’est la valeur des services qu’on lui propose, à savoir le temps et les moyens qu’il sera susceptible d’économiser grâce à eux. Si une PME concentre son activité sur une zone géographique relativement restreinte et surtout constante, la gestion du poste carburant peut sans doute être traitée en interne. Mais que le parc et les kilométrages se développent, que le nombre de conducteurs suive également cette courbe et très vite, il conviendra de rationaliser la gestion de cette dépense complexe avec l’aide d’un outil évolué comme en proposent nos prestataires. La bonne évaluation s’effectue à ce stade précisément : outre un outil informatique spécialisé, combien de temps me coûtent les procédures de relevé, d’agrégation et de traitement des données que j’ai à traiter ? C’est sur ce point crucial que la balance doit se faire, puisque tout a un coût – toujours – et que le poste “Transport” est, pour les TPE/PME, le deuxième axiome de dépense après celui des salaires.

Quelle sera la Carte Carburant de demain ?

La Carte Carburant – du moins le champ de ses prestations – va naturellement évoluer. Cette mutation va se faire sur deux axes parallèles :
• La technologie : presque tous les acteurs cherchent à dépasser le seul cadre de la distribution d’énergie pour élargir l’intérêt économique de leur activité. Pour cela, ils ont choisi de construire des propositions d’assistance au pilotage des flottes et de leurs utilisateurs via leurs outils numériques. Ces propositions s’enrichiront bientôt, chez certains du moins, d’une kyrielle d’autres interventions : pose de boîtiers intelligents et communicants dans les véhicules, reconnaissance optique des plaques d’immatriculation en station, aux péages ou dans les parkings, analyse statistique des consommations rapportées aux habitudes de conduite, contrôle des trajets… On entre là, l’air de rien, dans la gestion technologique et infrastructurelle des flottes, et l’on empiète sur le territoire d’autres prestataires comme les loueurs.
• La mobilité : ici encore, les prestataires cherchent à étendre le champ d’action de leur carte dans des domaines liés à la mobilité des collaborateurs. Dans l’idée de la multimodalité des transports, une carte carburant doit donc pouvoir servir à prolonger les déplacements en chemin de fer ou par les airs, voire dans un véhicule de location. Sans oublier, bien sûr, le gîte et le couvert. Les acteurs liés à des banques auront sans doute plus de facilité à se positionner sur ce créneau du fait de la souplesse de leur outil (leur carte est assimilable à une carte bancaire de type Mastercard). Ici, plus qu’au véhicule et à son énergie, c’est à son utilisateur que l’on fait les yeux doux. Ça ne plaira pas forcément aux banquiers traditionnels et aux assureurs.

Qui gagne quoi ?

Selon qu’il soit Pétrolier, Distributeur ou Agrégateur, un prestataire va orienter sa zone de profitabilité selon des critères spécifiques qui sont ceux de son premier métier :
• Les Pétroliers : leur principal intérêt – le plus évident – c’est bel et bien de vendre le plus de carburants possible. C’est pourquoi les taux de commissionnement sur les services sont nuls ou faibles et que le tarif des cartes est plutôt contenu. La maîtrise des coûts réels rapporté à leur réseau leur permet de proposer des prix à la pompe ou des barèmes fixes (un seul prix par jour sur tout le réseau), ainsi que des remises (négociées en fonction du tarif retenu et des volumes). Bien entendu, partant du principe qu’un client carburant a d’autres besoins relatifs à ses transports, les principaux animateurs du segment proposent des solutions extensives via l’installation de bornes électriques ou la gestion comptable des dépenses de mobilité (Total Fleet, par exemple).
• Les Distributeurs : historiquement, la bonne idée de la Grande Distribution fut de proposer aux automobilistes un carburant basique à prix discount. Cette stratégie de service avec peu ou pas de marge perçue sur le produit avait – et a toujours – pour principal objectif de drainer vers l’enseigne une clientèle nombreuse… le profit étant réalisé en magasin. Depuis, les “baies de service” (comme Roady chez Intermarché) profitent aussi de cet afflux. Réputés bas, les prix pratiqués chez Leclerc, Carrefour, Auchan et les autres attirent parfois d’autres émetteurs de carte carburant, soucieux d’offrir à leurs clients un accès aux pompes “low-cost”.
• Les Agrégateurs : ils sont les seuls à ne pas vendre directement du carburant, mais en se positionnant entre un (ou plusieurs) prestataire(s) et un client potentiel, l’Agrégateur va pouvoir, contre la fourniture de services comme la gestion comptable des dépenses, percevoir une ou plusieurs commissions sur les marchandises et services transitant par lui. C’est pourquoi ils ont tout intérêt (et leurs clients avec eux) à multiplier les potentiels de la (ou des) cartes qu’ils gèrent en les ouvrant à toujours plus d’enseignes, et ce dans le plus grand nombre de domaines possibles. Hôtellerie, restauration, achat de billets ferroviaires ou aériens : plus les cartes en donnent, plus elles sont rentables.