Automobiles et déplacements professionnels des TPE PME PMI

La publication de l’arrêté Fillon du 10 décembre 2002, instituant une comptabilité rigoureuse (eh oui !) des avantages en nature, avait quelque peu déconcerté les DRH alors habitués en la matière “à faire comme d’habitude” et particulièrement pour les véhicules. Il est vrai qu’avant cet arrêté, l’avantage en nature “véhicule” n’était pas encadré spécifiquement. La règle précédente, éditée en 1975, disait simplement que le montant des avantages en nature, “autres que la nourriture et le logement”, était déterminé d’après leur valeur réelle… ce qui laissait parfois dubitatif.

Et c’est bien connu, dans le doute il est parfois tentant de s’abstenir. Mais l’arrêté du 10 décembre 2002 a définitivement mis fin aux ambiguïtés en énonçant dans son article 5 que : lorsqu’un véhicule de l’entreprise est mis à la disposition permanente d’un salarié ou assimilé (qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles) l’utilisation privée constitue un avantage en nature.
Autrement dit cette utilisation privée à une valeur, une part du coût de détention et d’utilisation, qui doit être calculée puis soumise à cotisations sociales (patronales et salariales) comme un complément de salaire banal et intégrée dans le revenu imposable à l’IRPP qui figure sur le bulletin.

Une règle pour une multitude de cas particuliers

La réglementation propose deux modes de calcul: l’un sur la base des dépenses réelles, l’autre sur la base d’un forfait calculé en fonction du prix d’achat du véhicule, avec deux subdivisions selon que l’entreprise finance intégralement le coût de détention et d’usage, ou que l’utilisateur du véhicule paie le carburant de sa poche quand il utilise le véhicule pour ses besoins personnels. Le choix du forfait peut s’interpréter comme une simplification mais il suppose au moins la première année de comparer les avantages et inconvénients et donc d’effectuer le double calcul, et même un quadruple calcul avec (ou pas) l’option carburant personnel.

Chaque entreprise ayant ses habitudes, son mode de fonctionnement et son héritage culturel, chaque collaborateur ayant un usage personnel différent de son collègue et éventuellement quelques avantages dits “acquis” mais pas toujours écrits, s’ajoutent la prise en compte d’une multitude de cas particuliers.

Tout est dans l’Acoss 2005-129

Tant par sa complexité que par son imprécision, la réforme suscita une litanie de questions dont les réponses sont parvenues au fil du temps, et de trois circulaires de l’Acoss, à expliciter tant bien que mal la philosophie du texte. Toutes ces questions/réponses ont ensuite été compilées dans une ultime circulaire Acoss N°2005-129 du 6 septembre 2005 reprenant la circulaire ministérielle n°2005/389 du 19 août 2005. Le principe général de “l’avantage véhicule” (au forfait ou au réel) est présenté page 43, dans le tableau intitulé “annexe N°4”.

Depuis l’URSSAF réactualise régulièrement la page “Avantage en nature véhicule” sur son site mais sans guère d’évolution depuis la 2005-129. Et finalement contre toute attente ce texte né “mal foutu” fonctionne assez bien pour que depuis douze ans personne n’ait jugé utile ou nécessaire de lui en substituer un autre.

Le carburant personnel : 3% ou l’aventure

Sauf si les RH d‘une entreprise disposent de bataillions de stagiaires inoccupés, on comprend très vite, l’avantage de simplicité du mode de calcul forfaitaire ! Pour les véhicules qui n’excèdent pas 5 ans, l’avantage s’évalue à 9 ou 12% du prix TTC du véhicule, selon que le carburant utilisé pour l’usage personnel est payé par l’utilisateur ou pris en charge par l’entreprise. Il est alors très simple d’informer un collaborateur de l’impact sur son salaire. Les 12%/an du prix du véhicule, se traduisent par 1% sur le salaire mensuel, entraînant une réduction du net à payer équivalente aux cotisations salariales sur ce 1% du prix du véhicule, et la soumission à l’IR du solde.

Si l’entreprise impose à son salarié de payer son carburant personnel, elle limite alors l’avantage à 9% du prix du véhicule, soit 0,75% par mois… mais il faut alors être en mesure de prouver la réalité du paiement du carburant d’usage “personnel” par le collaborateur. Et là les procédures de justification ne sont pas des plus évidentes. L’administration propose par exemple (parmi une foule de solutions parfois scabreuses répertoriées dans la réponse 75) de faire le plein le vendredi soir, à la charge de l’entreprise, et de le refaire le lundi matin, à la charge du salarié. Il ne faudrait cependant pas qu’elle s’étonne si, certains lundis, il est difficile d’aller faire un plein considérant que les pompes ne délivrent en principe pas moins de cinq litres.

Les utilitaires, c’est différent, mais c’est pareil !

La question (N°34) sur les utilitaires est également curieuse. Dans un premier temps, l’administration explique que l’avantage peut être négligé si un document écrit (règlement, courrier, mail) indique que le véhicule est utilisé pour un usage uniquement professionnel. Il convient donc d’afficher cette disposition au tableau. En revanche on a déjà vu des dirigeants menacés de redressement pour utilisation personnelle d’un pick-up bien pratique pour transporter chaque week-end une planche de surf. On en retiendra qu’il faut éviter de fréquenter le même spot que son contrôleur.

Il est ensuite précisé que : “doivent aussi être considérées comme utilitaires, les “fourgonnettes dérivées de VP” (ndlr : comprendre “VU dérivés de VP”) dont l’avantage peut être négligé si l’utilisation est uniquement professionnelle. En effet à défaut d’utilisation personnelle, on ne voit guère ce qui pourrait caractériser un avantage.

En réponse 13 il est ajouté : Le salarié ne dispose pas en permanence du véhicule lorsqu’il restitue celui-ci en dehors des périodes de travail (repos hebdomadaire et période de congés). Dans cette hypothèse, l’avantage en nature peut être négligé lorsque l’utilisation du véhicule pendant la semaine (trajet domicile-lieu de travail) constitue le prolongement des déplacements.

Là encore on comprend que le salarié n’est pas obligé de rapporter le véhicule au siège en fin de journée et de repartir en sens contraire pour rentrer chez lui. Où inversement le lendemain matin. On respire !

La location … comme l’achat !

Pour la location (LLD, LOA, ou autre location) le mode de calcul initial de l’arrêté du 10 décembre 2002 prévoyait une base plutôt sévère 30 ou 40% du coût global annuel … mais le SNLVLD avait aussitôt réagit et obtenu une précision disant que : “Cette évaluation (de l’avantage en nature pour un véhicule loué) ne peut être supérieure à celle qui aurait été calculée si l’employeur avait acheté le véhicule. Le prix d’achat à retenir correspond au prix public TTC au premier jour du contrat de location.

Ce prix peut être minoré dans la limite de 30 %, en appliquant le taux de réduction dont a bénéficié l’entreprise de location lors de l’achat du véhicule.” Dès lors, le calcul forfaitaire peut se baser sur la base du prix réel du véhicule et comme les loueurs bénéficient c’est notoire, d’une remise substantielle, ça va déjà beaucoup mieux !

Remise ou reprise ?… réel ou forfait ?

À la question (76) :“Lorsque l’employeur achète un véhicule avec une remise correspondant à la reprise de son ancien véhicule par le vendeur, quel prix d’achat doit être pris en considération pour évaluer l’avantage en nature ? L’administration répond : “Le montant correspondant à la reprise de l’ancien véhicule doit être déduit du prix d’achat.”

NDLR : Attention à ne peut-être pas faire une lecture – par trop optimiste – de la réponse à cette question 76. On peut subodorer que l’administration n’a ici répondu que pour une évaluation “au réel”, sur la base de la totalité des dépenses réellement engagées ou amorties par l’entreprise ; en omettant, peut-être par inadvertance, de considérer le prix d’achat en tant que paramètre de référence de l’évaluation forfaitaire.

Ainsi, par exemple, le dirigeant d’une entreprise très prospère qui changerait chaque année son luxueux bolide tarifé 200.000€ pour un autre équivalent, moyennant reprise du précédent à 140.000€, aurait probablement grand tort d’estimer qu’il roule dans une auto à 60.000€ pour calculer au forfait son avantage véhicule.
En revanche, il est notoire que les constructeurs préfèrent souvent baptiser pudiquement de “prime à la reprise” une remise qui reconnaitrait trop implicitement que leur tarif est, au moins dans l’instant, inadapté au marché ; cette “prime à la reprise” semblera alors logiquement déductible comme la remise sur tarif du véhicule neuf qu’elle est à l’évidence.

L’avantage ne connaît ni bonus ni malus !

Si l’on calcule l’avantage de manière forfaitaire sur un pourcentage du prix d’achat de l’auto, que fait-on du bonus ou du malus ? On les oublie… !

La valeur d’achat du véhicule est la référence autour de laquelle s’apprécie et se calcule forfaitairement l’avantage. Et on ne saluera jamais assez la simplicité du système de forfait, sa rationalité et au bout du compte son réalisme. Toutefois une nouvelle interrogation est apparue quand à partir de 2008 le système de bonus-malus a impacté sinon le prix facial, au moins le coût du véhicule. A priori, il pouvait sembler intuitivement logique de bonusser et malusser les valeurs, dans une sorte de “co-responsabilité écologique” partagée par l’entreprise et l’utilisateur.
Mais l’administration interrogée par nos soins nous a apporté une toute autre réponse : “Ni le bonus ni le malus ne doivent être pris en compte”. Cette position était longuement “justifiée”… Extraits allégés :

“Bien que le bonus,…se déduise du prix d’achat…ou du prix de la location, il constitue avant tout, non pas une remise consentie par le vendeur ou le loueur, mais une aide publique de l’Etat…attribuée par un fonds dont les recettes sont constituées en grande partie par le produit du malus. Il n’y a donc pas lieu, de minorer le prix d’achat TTC ou de location du véhicule, du montant de l’aide. Par voie de conséquence, …pour l’appréciation du prix de référence (prix d’achat TTC du véhicule par le loueur), il n’y a pas lieu de déduire le bonus du prix conseillé par le constructeur.” Dont acte et tant pis pour les VE.

“le malus s’analyse comme une taxe additionnelle à la taxe sur les certificats d’immatriculation… Dans la mesure où les frais d’immatriculation ne font pas partie du prix d’acquisition et que les textes ne prévoient pas leur prise en compte dans l’évaluation de l’avantage, le malus n’a donc pas à être inclus dans cette évaluation. Il en est de même en matière de location et LOA dans la mesure où, en outre, rien n’empêche le loueur de tenir compte du malus dans le prix de la location”. Ça n’exonère pas du malus, mais ça console !