Automobiles et déplacements professionnels des TPE PME PMI

1 : Appels d’offre et mise en concurrence : un « B.A.BA »

L’un des principaux atouts dont bénéficient les grands parcs automobiles est de pouvoir lancer des appels d’offre et de mettre en concurrence leurs prestataires. Ce n’est pas toujours le cas pour les PME.

« La politique automobile d’Orange passe par la location longue durée et nous nous en félicitons tous les jours, se réjouit Patrick Martinoli, directeur de la gestion des véhicules du groupe Orange. Nous opérons avec trois loueurs qui sont mis en concurrence sur notre catalogue de modèles tous les six mois. Les prix que nous avons négociés avec les constructeurs leur sont communiqués, lesquels nous proposent alors leur meilleures offres et emportent le marché pour les six mois. La pression est ainsi constante autant sur les loueurs que sur les constructeurs avec lesquels nous travaillons d’autant que tous les 3 à 4 ans nous révisons la liste des fournisseurs avec lesquels nous opérons ».

Bien sûr, toutes les entreprises n’ont pas la taille du groupe Orange et encore moins près de 20 000 véhicules en parc. Il est dès lors plus difficile de mettre en concurrence leurs prestataires et plus encore de lancer des appels d’offre.
C’est pourtant une pratique qui peut être transposée des grands parcs vers les petites flottes, estime Olivier Rigoni, directeur de Cogecar, une société spécialisée dans la gestion de parc et qui intervient pour des missions de conseil et d’accompagnement auprès d’entreprises publiques et privées.

« Les petites entreprises ont parfois recours aux appels d’offre par défaut, explique Olivier Rigoni, souvent parce que le loueur ou le concessionnaire auquel elles s’adressent veut réduire son risque et ne souhaite pas s’engager sur plusieurs véhicules. Dans cette circonstance, la TPE ou la PME se trouve obligée de faire appel à plusieurs fournisseurs et pour ne pas payer plus cher qu’il ne le faut, cette petite flotte aura la possibilité ainsi de mettre en concurrence ses fournisseurs ».

Les loueurs mis en concurrence

Dans les grands parcs automobiles, les gestionnaires vont même plus loin dans leur démarche de mise en concurrence et reprennent à leur compte certaines prestations jusqu’ici sous-traitées pour en abaisser plus rapidement le coût.
Dans le groupe Allianz, David Renaudin, à la direction des achats de la flotte automobile, considère qu’il ne faut pas hésiter par exemple à passer du cadre mono-loueur à celui de multi-loueurs et à faire réaliser des cotations à plusieurs loueurs.

Depuis 2016, cet assureur a choisi l’option multi-loueurs et fait appel pour cela à un fleeter. « Ce prestataire qui intervient sur la gestion du parc Allianz met désormais en concurrence trois loueurs longue durée, précise David Renaudin. Il gère également le carburant avec le pétrolier Total ainsi que les véhicules restitués par les collaborateurs du groupe. Une société spécialisée est en effet chargée de la reprise et de la remise en état de véhicules rendus lors du départ de collaborateurs et qui peuvent être réattribués à d’autres membres du personnel pour de ne pas subir des pénalités de restitution ». A ce sujet, ce responsable des achats automobiles d’Allianz note que « la mutualisation des véhicules permet sur de petites flottes également de faire une économie ». Mais là encore, dans le cas d’Allianz, avec un parc de 3 200 véhicules, ce groupe peut se permettre aisément de mettre en compétition ses prestataires. « Chaque année, nous renouvelons notre car policy (catalogue des modèles sélectionnés et proposés aux collaborateurs de l’entreprise, NDLR) en lançant des appels d’offres auprès des constructeurs automobiles et en réalisant un choix de modèles selon notre batterie de paramètres d’analyse TCO qui intègre l’ensemble des coûts liés à l’utilisation d’un véhicule », souligne ainsi David Renaudin.

Ne pas être mono-fournisseur

Chez Allianz en effet, ce sont six gammes de véhicules différentes qui sont sélectionnées pour offrir un choix aux collaborateurs de l’entreprise. Les commerciaux disposent ainsi de modèles de la catégorie de la Peugeot 208 pour des lois de roulage de 36 mois et 90 000 km. Les responsables de marchés roulent eux dans la catégorie des Renault Mégane ou Peugeot 308 pour des durées de 39 mois et 110 000 km, tout comme les autres catégories de collaborateurs mais avec des modèles de gamme supérieure. Les dirigeants enfin, roulent moins et disposent donc d’une loi de roulage de 60 mois et 110 000 km. L’appel d’offre réalisé auprès des constructeurs automobiles intègre des équipements de sécurité obligatoires et l’analyse CO2 des véhicules pour le calcul de la TVS. « Nous avons donc un « objectif CO2 » afin de disposer de la flotte la plus « verte » possible et de réduire l’impact de la TVS ».

Enfin, dans le domaine des bonnes pratiques, Théophane Courau, Pdg de Fatec, encourage également les petites flottes à la mise en concurrence de leurs fournisseurs et prestataires. « Fatec, accompagne dans le domaine de la gestion de parc automobile des grandes flottes et, de plus en plus, des parcs de taille plus réduite qui viennent chercher l’expérience de la gestion d’un grand compte, la connaissance du marché et de la mutualisation de nos volumes d’achats », explique Théophane Courau. Et parmi les bonnes pratiques à retenir du fonctionnement des grandes flottes, signale ce spécialiste de la gestion de parc, « il convient d’abord de bien définir sa car policy et de déterminer quelle va être l’utilisation des véhicules et quelle image veut s’attribuer l’entreprise au travers de son parc. Le pire étant une car policy ouverte avec des véhicules uniques et difficiles à remettre sur le marché en fin de contrat ». Ensuite, note le Pdg de Fatec, « une PME a tout intérêt à transposer certaines pratiques des grandes flottes par exemple en étant pas mono-fournisseur dans le domaine des solutions de financement ou d’assurance. Faire jouer la concurrence dans ces domaines peut être une source de gain et de meilleur service », estime-t-il.

2 Priorité à la location longue durée

Pour les gestionnaires de parc, les loueurs ou les spécialistes de la gestion de parc, le recours à la location longue durée (LLD) comme mode de financement du parc des petites entreprises semble être la meilleure des pratiques à leur conseiller.

Si la location est encore faiblement développée auprès des petites entreprises, il semble bien que le mouvement soit amorcé et que ce mode de financement en même temps que les facilités de gestion de parc qui lui sont liées séduisent de plus en plus les petits parcs automobiles des PME et des TPE.

Enthousiaste, Ferréol Mayoly, directeur d’Arval SME, est persuadé que la meilleure des bonnes pratiques développées parmi les grandes flottes est pour une PME ou une TPE de recourir à la location longue durée. « Les PME et les TPE ont une structure et des besoins qui sont différents de ceux d’une grande flotte. Leur parc automobile est de taille plus réduite et elles n’ont pas les mêmes équipes mises à disposition du parc et souvent, pas de gestionnaire de parc du tout ».
Au sein du loueur Arval et à la tête de la branche d’activité spécialisée dans les solutions de LLD aux TPE et aux PME, Ferréol Mayoly constate ainsi que « le financement des véhicules de ces catégories d’entreprises passe encore souvent par l’achat ; il semble donc évident que le recours à la location longue durée soit le meilleur conseil que l’on puisse apporter à ces entreprises. Moins de 10 % des TPE et moins d’un quart des PME sont déjà passées à la location longue durée et bénéficient ainsi d’un budget maitrisé, de tarifs compétitifs et de risques externalisés ».

Dans cette optique, Arval SME a développé un site dédié à la LLD pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants. « Sur le site Arval Webstore, ces entreprises ont accès à un catalogue de véhicules en LLD à partir duquel elles peuvent comparer et affiner leur choix de véhicules, obtenir un loyer de location mais également avoir accès à une suite d’outils pour gérer ou suivre le renouvellement de leurs véhicules, indique Ferréol Mayoly. Surtout, ces entreprises peuvent aussi visualiser les offres du moment car les TPE et les PME ne sont pas limitées dans leurs choix de modèles par le carcan de la car policy qui a cours dans les grandes flottes. Elles sont donc plus à l’écoute des offres ponctuelles et ouvertes à des offres de véhicules plus variées ».

La LLD plus compétitive que le leasing

Directeur commercial et marketing du loueur LeasePlan, Jean-Loup Savigny n’est pas d’un autre avis. « La maturité des petites entreprises est faible sur la location longue durée, pourtant parmi les bonnes pratiques que l’on peut recommander à cette catégorie de TPE c’est bien celle d’un passage à la LLD car beaucoup d’entre elles ont encore recours à l’achat comme mode de financement ». De l’avis de ce loueur en effet, les petites entreprises en sont encore à la phase d’optimisation du financement de leurs véhicules alors que les entreprises de taille plus importante sont passées à l’optimisation de l’ensemble des coûts d’utilisation de leurs véhicules (TCO). La solution du leasing est également souvent retenue par les TPME constate ce loueur mais dans une majorité des cas, ces entreprises ne rachètent pas le véhicule en fin de contrat. Dès lors, estime-t-il, la LLD avec ses valeurs de revente plus élevées et ses loyers plus faibles est préférable et certainement pas plus onéreuse que le crédit-bail.

« Mon conseil aux petites flottes, soutient donc Jean-Loup Savigny, c’est de basculer sur les coûts de détention et d’arrêter l’approche comptable qu’elles suivent car un parc automobile n’est pas un actif comme les autres. C’est pour cette raison que nous leur proposons une solution de location longue durée « full package », c’est-à-dire intégrant le financement du véhicule mais également un l’ensemble de services tels que l’entretien, l’assistance, l’assurance, les pneumatiques, etc. Les petites entreprises sont en effet très sensibles aux services que nous pouvons leur proposer ».

Opération séduction chez les loueurs

De l’avis de ce loueur, le juge de paix pour un passage à la LLD, c’est le kilométrage effectué chaque année par les véhicules en parc. « Ensuite, LeasePlan s’occupe d’une petite entreprise comme d’un grand compte, explique Jean-Loup Savigny. D’ailleurs, nous proposons désormais dans le contrat de LLD une convention de remise en état de 1 200 €. Il n’y a donc plus de surprises sur les frais de restitution du véhicule en fin de contrat de location. Notre souci est de fidéliser les PME à la LLD ».

En attendant, auprès des 3,5 millions de TPME en France, la location longue durée n’a qu’une pénétration encore faible, note Olivier Rigoni chez Cogecar. « Pourtant ces petites entreprises ont de plus en plus recours à cette prestation car ce que recherchent ces entreprises, à savoir le tout en un. La LLD apporte aux PME le financement, la reprise du véhicules, l’assurance, l’assistance et la prise en charge et le suivi du véhicule.

Mais dans ce domaine, les grandes flottes sont passées à l’étape suivante ; elles « désossent » le système en faisant appel à deux ou trois loueurs et « saucissonnent » les prestations pour en reprendre le contrôle et en abaisser le coût. L’économie majeure à réaliser en location longue durée, c’est d’écraser le niveau de marge du loueur. Sur l’entretien par exemple qui représente environ 7 % du coût de détention d’un véhicule, on peut ainsi récupérer 1 à 2 % ».

Le bilan des TPE, un obstacle à la LLD

Selon le responsable de Cogecar, les PME préfèrent conserver un loyer intégrant la location, le financement, l’entretien, et les autres services, en revanche, pour les TPE, ce package proposé par les loueurs ou les concessionnaires est intéressant mais souvent peu accessible. « Les bilans des TPE et leur activité parfois erratique n’encouragent pas toujours les loueurs ou les réseaux des constructeurs à s’engager, sauf lorsqu’il s’agit de loueurs de taille importante tels que Arval ou ALD. Alors, souvent, la petite entreprise n’aura pas d’autre solution que de choisir un recours au crédit bail qui est rarement adossé à des solutions de gestion. L’entreprise est alors obligée de souscrire des prestations différenciées pour l’entretien, les pneumatiques, l’assurance », constate Olivier Rigoni.

Dans l’étude que vient de mener l’Observatoire du véhicule d’entreprise (OVE), on note toutefois qu’une petite entreprise va plutôt disposer de véhicules utilitaires lesquels ont des lois de roulage de plusieurs milliers de kilomètres par an que n’ont pas les voitures de fonction des flottes. Par ailleurs en terme de financement, ces véhicules utilitaires avec leurs équipements ou aménagements intérieurs parfois très spécialisés sont souvent acquis en leasing ou en achat et sont ainsi conservés plus longtemps. Alors constate Bernard Fourniou, président de l’OVE, « les parcs des petites entreprises sont ainsi encore souvent financés en achat et les déplacements encore effectués avec le véhicule personnel du collaborateur, ce qui donnent lieu à des remboursements en indemnité kilométrique.

Enfin, ces entreprises ont souvent besoin du conseil d’un spécialiste car ce qui prime dans leur réflexion c’est le coût d’achat, le choix du véhicule en fonction de l’utilisation et le loyer financier en cas de leasing ». Globalement, entre PME et TPE, note ainsi Bernard Fourniou, ces entreprises optent seulement pour 10 à 15 % d’entre-elles pour la location longue durée.

3 Quels outils de gestion pour les TPME ?

Logiciel de gestion, télématique embarquée, fleet management ou recours à la location longue durée, toutes les solutions ne sont pas adaptées à la gestion d’un petit parc dans une PME.

S’il n’y a pas de seuil, ni de taille de parc automobile à partir de laquelle une petite entreprise doit se doter d’un outil de gestion de ses véhicules, il semble bien en revanche que là où une petite flotte de quelques véhicules peut se passer de cet investissement, une PME n’ait en revanche guère le choix. Comme le souligne Olivier Rigoni, directeur de Cogecar, une société qui intervient pour des missions de conseil et d’accompagnement auprès d’entreprises publiques et privées, il convient d’abord de préciser ce que l’on entend par petit parc.

« La problématique sera effectivement différente selon qu’il s’agit d’une entreprise disposant de 5 à 30 véhicules ou d’une TPE n’ayant que 2 à 3 voitures ». Pourtant constate Olivier Rigoni, « dans une petite flotte automobile, c’est moins la taille du parc qui régit le mode de gestion que le recours à l’internet. Avant, pour réaliser la gestion des véhicules en parc, une entreprise devait tout récupérer sur papier depuis les paiements du carburant, les factures d’entretien, celles des pièces remplacées jusqu’au kilométrages effectués. Aujourd’hui, on trouve sur le web toutes les solutions de gestion efficaces pour gérer l’entretien des flottes en ligne et suivre son parc automobile ».

Le responsable de Cogecar qui a développé dans ce sens le logiciel de gestion de flotte Pilot Gestion, signale ainsi que désormais avec la carte carburant Total GR par exemple, une petite entreprise peut disposer de tous les enregistrements de prise de carburant, mais ce pétrolier met aussi désormais à la disposition de ses clients un outil de gestion de flottes. Baptisée GR Analytics, cette solution web rassemble la gestion de flotte et la gestion des cartes et badges dans un espace client unique. Comme l’explique ce pétrolier, pour développer ce logiciel et après avoir consulté le marché des éditeurs, Total s’est appuyé sur l’expertise de gestion de flotte de la société ERCG, un « fleeter » qui compte 60 clients en France et au Benelux et qui gère pour ces entreprises près de 100 000 véhicules. Cet outil de gestion en ligne permet ainsi aux petites entreprises de faciliter le suivi de leurs coûts, la gestion de la fiscalité et le reporting. De quoi favoriser dans les petites entreprises la gestion d’un parc avec les mêmes méthodes que celles auxquelles ont recours les grandes flottes.

Un logiciel de gestion, mais quelle utilisation ?

Une solution qui devrait satisfaire les petites entreprises car comme le souligne Olivier Rigoni, « plus on descend en taille de parc d’entreprise, plus une solution de gestion intégrée ou centralisée sera recherchée. Car une petite entreprise ne dispose souvent pas de ressources logicielles ou humaines pour gérer la flotte ; donc la recherche d’un « tout en un » prime ».

Dépenses du parc, loyers avec services, dépenses hors contrat, évolution des conditions contractuelles et écart par rapport à l’utilisation réelle, souvent la priorité pour les petits parcs d’entreprises dans le domaine de la gestion passe par le contrôle des conditions qui ont été négociées. Pour Théophane Courau, dirigeant de Fatec, « ce contrôle peut passer par la nécessité de disposer d’un outil de suivi des véhicules. Mais d’abord pour piloter un parc, il convient de disposer d’un outil de reporting pour savoir par exemple combien coûtent les véhicules par usage ». A titre d’exemple, rappelle le Pdg de Fatec, « dans les grandes flottes, le « all inclusive » perd du terrain ; ces entreprises retirent par exemple les pneus de l’entretien assuré par les constructeurs, idem pour l’entretien des véhicules, ensuite ces flottes placent les bris de glace en auto-assurance ainsi que les autres sinistres. Ces pratiques peuvent être transposées pour certaines d’entre-elles auprès des petites entreprises mais elles doivent en confier la mission à un fleeter (gestionnaire administratif pour compte) dont certains disposent d’un « plateau technique » pour l’intervention sur les sinistres et la réparation ».

L’apport de la télématique embarquée

De l’avis de Bernard Fourniou à l’OVE, les PME peuvent accéder à tous les modes de gestion mais cela dépend de la taille du parc et de la ressource qui est affectée à sa gestion. « Le recours d’un logiciel de gestion n’est pas impératif lorsque deux ou trois véhicules composent le parc. Pour des flottes de taille plus importante, il sera nécessaire de désigner une personne affectée au parc laquelle suivra les informations issues du logiciel de gestion. Pour les informations issues de la télématique embarquée, celles-ci n’ont de valeur que si elles sont exploitées par l’entreprise. Elles peuvent cependant être essentielles en terme de relevés des kilométrages et de géolocalisation pour optimiser les tournées dans certains types d’activités professionnelles ».

De son côté, Olivier Rigoni estime que « la télématique embarquée -surtout associée à un logiciel de gestion de parc- va devenir une solution dans les petits parcs pour une gestion pro-active, avec non seulement la remontée des informations sur le véhicule ou sur les kilométrages effectués mais aussi par la gestion du véhicule intégrant les changements de pneumatiques, l’entretien et la gestion des alertes ». De même, selon Ferréol Mayoly, directeur d’Arval SME, « le développement de la télématique embarquée va permettre aux TPE et aux PME de savoir aussi quel est le comportement de leurs véhicules et d’avoir un outil et des conseils sur la sécurité routière et sur la maintenance préventive ».

4. L’autopartage pour les véhicules de service

L’autopartage devrait être mis en place dans les grandes ou petites flottes pour proposer la mise en commun des voitures de services de l’entreprise auprès des collaborateurs.

Inattendue mais pourtant constatée dans entreprises, l’autopartage pourrait se développer également dans les petits parcs des PME. Selon Bernard Fourniou, directeur de l’Observatoire du véhicule d’entreprise, « il faut s’attendre à un développement plus important de la location longue durée auprès des petites entreprises comme auprès des particuliers. Notamment en raison de l’évolution favorable des loyers de location résultant de la bonne tenue des valeurs résiduelles des voitures en LLD. Mais l’une des bonnes pratiques issues des grandes entreprises comme des particuliers qui pourrait s’imposer dans les PME, c’est l’autopartage ».
Une étude à paraitre et réalisée par l’Observatoire du véhicule d’entreprise signale en effet que 15 % des PME ont recours actuellement à l’autopartage et selon Bernard Fourniou dans de nombreuses petites entreprises, l’autopartage ou la mise en commun d’un pool de véhicules de services va largement se développer.

Comme dans les grandes flottes, c’est souvent à l’examen des kilométrages parcourus que les gestionnaires de parcs estiment que certains véhicule sous-utilisés pourraient être partagés et mis en commun au sein d’un pool accessible à plusieurs utilisateurs d’une entreprise. Cette forme d’optimisation du parc automobile ne serait ainsi pas dénuée d’intérêt dans les petites entreprises.
C’est cette transformation aussi qui s’opère actuellement dans l’un des plus grands parcs automobiles en France, celui d’Orange qui compte 19 500 véhicules. « Nous réduisons de 4 % par an notre parc automobile grâce à l’historique dont nous disposons sur l’utilisation des véhicules en parc et par le recours à l’autopartage qui permet d’optimiser les véhicules dont nous disposons », explique Patrick Martinoli, directeur de la gestion des véhicules du groupe Orange.

Orange, 2 000 voitures en pool

C’est fin 2013 que l’expérimentation de l’autopartage a été initiée chez Orange avec 100 voitures électriques en pool. Progressivement, le parc de véhicules partagés a atteint progressivement un volume de 800 véhicules aujourd’hui. Signe de la volonté du groupe de télécoms d’optimiser toujours plus son parc, d’ici la fin de cette année Patrick Martinoli envisage de parvenir à près de 2 000 véhicules partagés.
« L’autopartage, c’est le bon véhicule au bon moment pour la mission d’un collaborateur, explique le directeur de la flotte d’Orange. Nous proposons sur 60 sites de l’entreprise tous les types de véhicules en autopartage : essence, diesel, hybrides ou électriques pour des déplacements en ville, dans la grande couronne parisienne ou pour des missions de deux jours ».

Ce service de véhicules partagés en pool est accessible aux collaborateurs pour leurs missions professionnelles mais également à titre privé. Les voitures peuvent ainsi être réservées pour une soirée ou un week-end par les collaborateurs d’Orange moyennant une participation financière. « L’objectif de cette nouvelle organisation du parc automobile de l’entreprise est de faire rouler des véhicules qui ne roulent pas suffisamment et qui n’atteignent pas les lois de roulage négociées avec les loueurs auxquels nous faisons appel », rappelle le directeur du parc d’Orange.
Ainsi, explique Patrick Martinoli, « nous n’avons actuellement recours qu’à des véhicules en pool mais nous allons élargir par la suite l’autopartage aux véhicules attribués aux collaborateurs de l’entreprise. Les voitures de fonction qui stationnent sur les sites Orange seront placés durant la journée dans le pool de véhicules disponibles et c’est là que l’autopartage va permettre d’optimiser totalement notre parc automobile ».

Dossier Réalisé par Jean-Pierre Lagarde

Total passe à la gestion de flottes

Avec deux millions de cartes carburant pour 120 000 entreprises clientes, le groupe Total vient de faire évoluer l’outil informatique qui permettait aux entreprises de retrouver sur le web toutes les informations liées aux enlèvements de carburant opérés par les véhicules de leurs parcs automobiles. Sur le Net, les clients Total GR Online vont pouvoir accéder désormais sur l’espace client GR Analytics, à un nouvel outil de gestion de flotte.
Cet outil modulable, intuitif et simple d’utilisation, quelle que soit la taille des parcs de véhicules et des entreprises, va apporter des services complémentaires pour permettre aux clients Total de piloter et d’optimiser le coût d’utilisation de leurs véhicules.

Ce nouvel espace GR Analytics permet en effet de gérer les cartes carburant et télébadges et intègre en plus de nouvelles fonctionnalités : gestion des véhicules et des collaborateurs, intégration des factures de Total ou d’autres fournisseurs (réseaux d’entretien, loueurs…) pour faciliter le suivi des coûts, la gestion de la fiscalité et les reportings.
GR Analytics met également à disposition de ses clients de nouvelles alertes, un outil de campagnes afin de récupérer des informations auprès des conducteurs et, pour la première fois, la possibilité de souscrire au service de traitement automatisé des amendes. Autre service, par la saisie d’une immatriculation, le client gestionnaire pourra récupérer l’ensemble des informations du véhicule : marque, modèle, émissions de CO2 et toutes les données techniques nécessaires pour ses déclarations fiscales.